De situatie
Een dijkversterking loopt jaren. Aan tafel zitten vier organisaties — aannemer, waterschap, ingenieursbureau, adviesbureau — die samen één integraal contract uitvoeren. Honderden activiteiten moeten in volgorde: vergunningen vóór ontwerp, ontwerp vóór uitvoering, uitvoering vóór oplevering.
De planning is de ruggengraat én de plek waar werelden botsen. Iedere discipline heeft eigen tools (P6, Excel, Relatics), eigen taal en een eigen idee over wat "klaar" betekent. De planner zit in het midden.
De uitdaging
Concreet: een planning van 192 WBS-elementen, 971 activiteiten, 1.308 logische relaties. Elke maand een voortgangsrapportage waarin 25 reviewers commentaar leveren op activity-niveau.
Tot voor kort verliep dat zo: planner mailt een PDF uit Primavera, reviewers schrijven in Word, planner verwerkt dertig losse documenten met de hand terug naar P6. Twee problemen.
- Feedback verdwijnt. Niemand weet meer of een opmerking uit ronde 5 is opgepakt of niet.
- Tijd. Eén volledige update-cyclus duurde dagen.
De aanpak
De planning ontkoppelen van het reviewproces — zónder de canonieke positie van P6 op te geven. Vier bouwstenen:
1. Lossless round-trip XER ↔ JSON
Het exportformaat van Primavera (XER) is tab-delimited en niet bedoeld om te bewerken — maar het ís canonical. Een Python-pipeline zet XER om naar editable JSON, accepteert AI-edits via gestructureerde diffs op task-id, en schrijft lossless terug. Met validatie en een roundtrip-test die per release bewijst dat geen veld verloren gaat.
2. Reviewer-site met klembord-feedback
Een statische website (HTML + JS, geen backend) leest de planning uit JSON. Per activity een 💬-knop. Reviewers loggen in via magic-link op hun werk-email, geven commentaar, en op één knop krijg ik alles op het klembord — geformatteerd, met activity-codes, wie en wanneer. Geen issues, geen verdwaalde mails, geen Word-documenten.
3. AI-feedback-verwerking
Vrije team-input (Slack-berichten, e-mails, voice-memo's, meeting-notes) gaat door Claude API tegen de XER-context. Output: een gestructureerde change-set met confidence-score per activity. "Engineering loopt twee weken uit" wordt vertaald naar concrete activity-RD-updates met een audit-log. Een mens keurt elke import goed.
4. Walkthrough als ritueel
Eens per cyclus loop ik live met elke discipline-lead door hun deel van de planning. Wijzigingen tijdens het gesprek vang ik direct op via de site, klembord-export gaat als notulen naar Slack. Twintig minuten per discipline, vijf disciplines, klaar.
Resultaat
Een volledige update-cyclus duurt nu uren in plaats van dagen. Feedback is herleidbaar tot persoon en activity. P6 blijft canonical — geen schaduw-werkelijkheid in Excel — en elke import heeft een audit-log. Vier organisaties werken op dezelfde planning zonder dat ze dezelfde tools draaien.
Wat dit generaliseerbaar maakt
Het patroon is niet specifiek voor dijken. Elk groot infraproject heeft een canonieke planning, een ring van stakeholders die er commentaar op moeten geven, en een planner die het terug moet vertalen. Drie vaste regels onder de motorkap:
- Bron-tool blijft canonical. Niet vervangen — ontkoppelen.
- Elke verandering is een gestructureerde diff. Geen vrije edits, geen schaduw-velden.
- AI versnelt routine, mensen beslissen. Confidence-score plus mens-in-de-loop bij elke import.
Wat ik leerde
Dat het bouwen van de pipeline niet het moeilijke deel was. Het moeilijke deel was reviewers ervan overtuigen dat hun feedback érgens belandt. Een rijtje codes op het klembord doet meer dan tien e-mails over "we nemen het mee".
Herken je het patroon? Werk je aan een infraproject met dezelfde stakeholder-ring? Ik hoor graag of dit elders ook werkt — e-mail of via LinkedIn.